Algemeen
Youmans levert en ontwikkelt toepassingen, producten en diensten om mensen en organisaties te adviseren en ondersteunen op het gebied van duurzame inzetbaarheid, vitaliteit en fysieke en mentale gezondheid.
Youmans verwerkt daarbij persoonsgegevens van deelnemers/cliënten, opdrachtgevers, eigen medewerkers, externen en leveranciers. Youmans en haar opdrachtgevers vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe Youmans omgaat met jouw persoonsgegevens en wat jouw rechten zijn.
Wie verwerkt deze gegevens
Youmans is de handelsnaam waaronder The Vital Company B.V. (statutair gevestigd te Enschede aan de M.H. Tromplaan 18, 7511 JK, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69325863) en Ministerie van Inzetbaarheid B.V. (statutair gevestigd te Enschede aan de M.H. Tromplaan 18, 7511 JK, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 74140590) hun diensten aanbieden.
Je kunt ons bereiken via info@youmans.nl of via de contactgegevens van de rechtspersoon waarmee je een overeenkomst bent aangegaan.
Grondslagen
We verwerken alleen jouw gegevens voor zover dit wettelijk is toegestaan. De grondslagen die we daarvoor hanteren zijn:
- Overeenkomst: alle gegevens die noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van een overeenkomst;
- Wettelijke plicht: gegevens die we verplicht moeten doorgeven aan bijvoorbeeld de Belastingdienst en andere overheidsinstanties;
- Gerechtvaardigd belang: gegevens die we nodig hebben voor intern beheer, behartiging van onze belangen en beveiliging, waarbij de afweging is gemaakt tussen de zwaarte van dit belang en de inbreuk op jouw privacy;
- Ondubbelzinnige toestemming: overige persoonsgegevens worden alleen op basis van jouw toestemming verwerkt en deze mag je altijd intrekken; hieronder vallen ook gegevens over
gezondheid, al dan niet via het invullen van vragenlijsten of het delen van medische verslagen door jezelf.
Waarom verzamelen we jouw persoonsgegevens
- Voor het kunnen uitvoeren van onze dienstverlening aan onze deelnemers/cliënten en opdrachtgevers.
- Voor het kunnen uitvoeren van onze verplichtingen als werkgever en het voeren van een deugdelijke administratie.
- Voor de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving. In sommige gevallen zijn we verplicht om informatie aan overheidsinstanties te verstrekken (zoals de Belastingdienst).
- In sommige gevallen voor archiefbeheer, wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek.
- Voor postregistratie en e-mailarchivering.
- Voor het verstrekken van informatie en het verzenden van nieuwsbrieven over onze dienstverlening.
- Voor het analyseren en verbeteren van de bezoekerservaring op onze website.
Welke persoonsgegevens gebruiken we
Deelnemers/cliënten
Gewone persoonsgegevens:
- NAW-gegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Geslacht
- Geboortedatum
- Gegevens werkgever, zoals bedrijfsnaam, functie, afdeling en locatie
Bijzondere persoonsgegevens (gegevens over fysieke en mentale gezondheid), uitsluitend met jouw uitdrukkelijke en ondubbelzinnige toestemming:
- Ingevulde vragenlijsten, onder meer over mentaal welbevinden, inzetbaarheid, werkbeleving, leefstijl, fysiek werkvermogen, werkomgeving, persoonlijkheid en organisatie
- Resultaten van het onderzoek en het daarbij horende advies, onder meer over leefstijl, fysieke en mentale gezondheid en persoonlijke wensen en behoeften
- Medische gegevens uit onderzoek door medisch specialisten/behandelaren, voor zover noodzakelijk en uitsluitend met jouw uitdrukkelijke en ondubbelzinnige toestemming
Medische gegevens die je hebt gedeeld en die zijn verkregen bij een specialist of behandelaar in het kader van een eigen behandelrelatie (zoals een huisarts of medisch specialist), vallen onder de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Voor die gegevens is de behandelaar zelf
verantwoordelijk, inclusief de daarvoor geldende bewaartermijn; Youmans is daarvoor niet de verwerkingsverantwoordelijke.
Werkgevers/opdrachtgevers
- Bedrijfsnaam en NAW-gegevens
- Contactpersoon, telefoonnummer en e-mailadres
- Betalings- en factuurgegevens
- Naam, e-mailadres en telefoonnummer van werknemers
Websitebezoekers
- IP-adres
- Bedrijfsnaam (indien van toepassing)
- Voor- en achternaam, telefoonnummer en e-mailadres
Leveranciers
- Bedrijfsnaam (indien van toepassing)
- Voor- en achternaam, telefoonnummer en e-mailadres
- IBAN en contractgegevens
Eigen medewerkers (incl. potentiële en gewezen medewerkers)
- NAW-gegevens, telefoonnummer (privé en zakelijk), e-mailadres, geslacht en geboortedatum
- Functie en salarisgegevens
- Curriculum vitae, motivatiebrief, referenties en overige sollicitatiegegevens
- Gegevens eventuele partner en kinderen (indien relevant, bijv. voor secundaire arbeidsvoorwaarden)
- BSN en kopie-ID (verplicht)
- Verslagen van beoordelings-/voortgangsgesprekken en verklaring omtrent gedrag
Verwerkers, subverwerkers en derden
Youmans maakt gebruik van verschillende verwerkers: leveranciers aan wie we delen van onze gegevensverwerking hebben uitbesteed, zoals ons systeem voor bedrijfsvoering en personeels- en salarisadministratie en onze webhosting.
Voor het verwerken van gegevens over vitaliteit, gezondheid en welzijn (bijzondere persoonsgegevens) maakt Youmans gebruik van het platform van MeToday B.V., een gespecialiseerde technologiepartner.
Wanneer je een onderzoek of vragenlijst bij Youmans invult, maak je een persoonlijk account aan binnen het platform. Jouw testresultaten worden daar veilig en versleuteld opgeslagen. Jij hebt als enige inzicht in jouw individuele testresultaten; jouw werkgever ontvangt uitsluitend geaggregeerde of geanonimiseerde resultaten op groeps- of organisatieniveau, tenzij je zelf uitdrukkelijk toestemming
geeft voor het delen van individuele resultaten. Op de verwerking binnen dit platform is tevens het privacybeleid van MeToday B.V. van toepassing; je kunt dit beleid zelf raadplegen of hiervoor contact opnemen met MeToday B.V.
Met al onze verwerkers sluiten we verwerkersovereenkomsten af om de privacybescherming te waarborgen. Heb je vragen over deze of andere verwerkers, dan kun je contact opnemen via info@youmans.nl.
Youmans verstrekt jouw gegevens alleen aan externe partijen die door ons zijn ingeschakeld ten behoeve van de bovengenoemde werkzaamheden, zoals ingeschakelde specialisten die deelnemers individueel begeleiden. We verstrekken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de derde om zijn of haar taak uit te voeren, en hebben maatregelen getroffen om te waarborgen dat jouw gegevens uitsluitend voor deze doeleinden worden gebruikt.
Gegevensbeveiliging
De veiligheid van jouw persoonsgegevens heeft bij ons grote prioriteit. Jouw gegevens worden met technische en organisatorische maatregelen beschermd, conform ons informatiebeveiligingsbeleid op basis van de ISO 27001-norm en ons kwaliteitsmanagementsysteem op basis van de ISO 9001-norm. We controleren regelmatig onze technische veiligheidsmaatregelen en passen deze zo nodig aan de nieuwste stand van de techniek aan. Deze regels gelden via verwerkersovereenkomsten ook voor partijen die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken.
Toegang tot gegevens is beperkt tot medewerkers die deze echt nodig hebben voor hun werkzaamheden. Onze medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding van jouw gegevens.
Bewaartermijnen
Youmans bewaart jouw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de werkzaamheden. Rapporten met onderzoeksresultaten worden uiterlijk drie jaar na het beëindigen van de overeenkomst verwijderd; een kortere bewaartermijn is mogelijk indien de opdrachtgever dit wenselijk acht. Hoe lang overige gegevens worden bewaard, hangt af van de soort persoonsgegevens en het doel waarvoor ze worden verwerkt.
Wanneer bewaartermijnen zijn verstreken, worden jouw persoonsgegevens op een beveiligde manier verwijderd en vernietigd.
Jouw rechten
Als betrokkene heb je de volgende rechten:
- Recht op informatie: je hebt het recht om in heldere taal informatie te ontvangen over de wijze waarop en waarom jouw gegevens worden verwerkt.
- Recht op inzage en afschrift: je hebt het recht jouw eigen persoonsgegevens op te vragen, te vragen voor welke doeleinden deze worden gebruikt en met wie ze worden gedeeld, en hiervan een afschrift te ontvangen.
- Recht op correctie en aanvulling: je hebt het recht gegevens te laten verbeteren of aanvullen als deze onjuist of onvolledig zijn.
- Recht op gegevenswissing: je hebt het recht te verzoeken jouw gegevens te verwijderen, bijvoorbeeld als deze niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, onrechtmatig zijn verwerkt, of als je jouw toestemming intrekt. Dit recht is niet onbeperkt: geldt er een wettelijke bewaarplicht (bijvoorbeeld voor bepaalde medische of fiscale gegevens), dan kunnen we niet altijd volledig aan je verzoek voldoen. In dat geval laten we je weten waarom.
- Recht van beperking: je hebt het recht te vragen de verwerking van jouw gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld bij een lopend geschil over de juistheid of rechtmatigheid van de verwerking.
- Recht op dataportabiliteit: je hebt het recht jouw gegevens in een gestructureerd en gangbaar digitaal bestand te ontvangen en aan een andere organisatie over te dragen, voor zover dit gegevens betreft die digitaal en op basis van overeenkomst of toestemming worden verwerkt.
- Recht op bezwaar: als de verwerking plaatsvindt op basis van gerechtvaardigd belang, heb je het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Je kunt je verzoek ten aanzien van bovenstaande rechten schriftelijk indienen via info@youmans.nl. We behandelen je aanvraag binnen één maand. Ook heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; we stellen het op prijs als je eerst contact met ons opneemt.
De website
Cookies
Onze website maakt gebruik van functionele en analytische cookies om de website goed te laten werken en om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken, zodat we deze kunnen verbeteren. Youmans plaatst geen marketing- of advertentiecookies en toont geen gepersonaliseerde advertenties.
Je kunt via jouw browserinstellingen het gebruik van cookies weigeren of geplaatste cookies verwijderen. Houd er rekening mee dat de website dan mogelijk niet meer optimaal werkt.
Contactformulier
Als je via onze website een vraag, opmerking of suggestie naar ons verstuurt, verwerken we, met jouw toestemming, de persoonsgegevens die je zelf aan ons hebt doorgegeven (zoals bedrijfsnaam, voor- en achternaam, telefoonnummer en e-mailadres) om contact met je op te nemen.
Meldpunt kwetsbaarheden
Ben je deskundig en ontdek je een kwetsbaarheid in onze systemen? Help ons dan door deze te melden via info@youmans.nl. Zo kunnen we samen de veiligheid en betrouwbaarheid van onze systemen verbeteren.
Wijzigingen van dit privacy statement
We behouden ons het recht voor dit privacy statement te wijzigen. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop we met jouw persoonsgegevens omgaan, raden we aan dit statement periodiek door te nemen.
Contact
Heb je nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit privacy statement, dan kun je contact opnemen via info@youmans.nl.